Чем отличается программа от проекта в школе. Разница между проектом и программой

Случалось ли вам путать термин этап с термином процесс ? А термин портфель с термином конечный результат ? Возможно, нет, но терминология в области управления проектами может вызвать затруднения. Эта статья поможет найти ответы на интересующие вопросы.

В этой статье

Знакомство с основами: этапы, процессы, портфели и продукты

Проекта - просто набор действий, которые встречаются согласно расписание и создают какой-либо выходных данных. Некоторые проекты автономный, отношением "Нет" другие рабочие переход в организации. С другой стороны некоторые проекты являются частью большего мероприятиях, например этапы, процессы, программ и портфолио.

Этапы

Проекты могут планироваться на основе этапов , что позволяет совместно управлять несколькими проектами, относящимися к одной цели. Предположим, что благотворительная организация должна каждый год проводить сбор средств. Чтобы управлять всеми проектами, связанными с этой задачей, благотворительная организация подразделяет проекты на три этапа: планирование, мероприятие и дальнейшие действия. Каждый этап содержит несколько проектов.

Процессы

Действия в двух разных проектах могут быть взаимосвязаны; при этом образуются процессы . Допустим, что есть два проекта: один содержит действия, необходимые для разработки системы отслеживания технических проблем, а другой - действия по найму и обучению персонала службы поддержки.

Объединенный набор действий из двух проектов формирует процесс создания центра обработки вызовов. Результатом процесса является полностью работоспособный центр обработки вызовов.

Программы

Программой называется группа проектов, управление которыми выполняется совместно для эффективного использования их взаимосвязи. Например, строительная компания, которая работает над новым микрорайоном, управляет каждым домом в микрорайоне как отдельным проектом. Группировка проектов в программу для микрорайона упрощает отслеживание хода строительства всего микрорайона и планирование привлечения сторонних ресурсов, таких как цементовозы или подрядчики, выполняющие ландшафтные работы.

Портфели

Некоторые руководители проектов могут использовать портфели для сопоставления проектов и программ с соответствующими стратегическими бизнес-задачами. Например, компания разработки программного обеспечения определила три стратегических бизнес-цели: «Отраслевые инновации», «Разработка безопасного программного обеспечения» и «Высококачественная поддержка клиентов». Организация создает портфели для каждой из этих целей («Инновации», «Безопасность» и «Поддержка») и сопоставляет с ними текущие проекты и программы.

Конечные результаты проекта

Проекты, этапы и процессы приводят к некоторому результату, который называется конечным результатом . Как правило, конечным результатом является определенный материальный предмет, например документ или готовый продукт. Конечными результатами могут быть не только продукты и товары, но и результаты или службы. В следующей таблице приведены некоторые примеры таких типов.

Microsoft Project и существующая система управления проектами

Пошаговое выполнение даже дальше, управление проектами «система» ссылается на интегрированный набор процессов, методики, методологии и средства, которые используются для планирования и отслеживания проектов. Microsoft Project - это средство внутри большего системы управления проектами. Проекты, также называется планы проектов, будут сохранены как отдельные файлы в пределах Project 2010 и могут быть сгруппированы в больших мероприятиях, например этапы, процессы, программ и портфолио.

Программа (англ. - Program) – в рамках управления проектами, это последовательность из связанных друг с другом проектов , управляя которыми появляется возможность централизованной координации ими с целью достижения степени управляемости и преимуществ, что недоступно при управлении проектами по отдельности.

Некоторые программы могут включать в себя элементы работ, имеющих к этим программам отношение, но в тоже время лежащих за пределами содержания проектов этой программы. Проект может быть включен или не включен в программу, в то время, как программа всегда содержит проекты.

Централизованное и скоординированное управление несколькими проектами для достижения стратегических целей компании и преимуществ программы определяется как управление программой. Через достижение общих целей и совместных функциональных возможностей проекты должны быть связанны между собой в программе. Проекты имеющие связь только лишь в наличии общего клиента, технологии или ресурса следует расценивать как портфель проектов .

В управлении программами необходимо уделять главное внимание зависимостям между проектами и формированию оптимального подхода к управлению. Для этого используют следующие подходы:

• снимаются ограничения по ресурсам и/или руководитель программы стремится разрешить конфликты, которые затрагивают некоторые проекты в рамках системы
• проводится согласование организационного/стратегического направления ориентированное на цели и задачи проекта и программы
• в рамках общей структуры управления руководителем программы производится решение вопросов и проводится управление изменениями

Управление программами в классическом понимании пришло из сферы управления большими программами оборонного комплекса США (область аэрокосмических разработок - NASA - American National Aeronautics and Space Administration). Для управления программой назначают опытного руководителя, параллельно этому назначению, производятся назначения руководителей для каждого проекта входящего в эту программу. Объединение взаимосвязанных проектов в программы в итоге является полезным т.к. появляется возможность управлять всеми ресурсами проектов программы, консолидировать данные со всех проектов, вырабатывать общие подходы, перераспределять финансирование между проектами и т.д.

Сходства и различия программ и проектов

В некоторых случаях программы не имеют своего жизненного цикла, т.к. состоят из нескольких проектов, каждый из которых имеет свой жизненный цикл. Программы отличаются от проектов большей продолжительностью и могут иметь неограниченную длительность, т.к. некоторые проекты программы завершаются, а некоторые добавляются. Что касается руководителя программы, то это должность долгосрочная в отличие от руководителя проекта. Проекты внутри программ и операции внутри проектов в некоторых случаях связанны между собой тремя способами:

• Через результат операции. Конечный результат конкретной операции является входом для другой операции в этом или смежном проекте.
• Через общую единицу ресурсов. Назначенный ресурс на определенную работу не сможет преступить к следующей работе этого проекта или смежного проекта, пока не закончит текущую работу.
• Через норму расходов общих ресурсов. Проекты становятся зависимыми друг от друга, когда расход некоторых ресурсов превышает возможности общего пула т.к. общие ресурсы в конечном итоге ограничены.

Прийти к пункту назначения можно лишь тогда, когда верно задан курс движения, а все участники знают, куда и зачем они идут. Проект и программа – категории западного менеджмента, где повышенное внимание уделяется грамотному планированию. Как понять разницу между ними и на что влияют отличия?

Что такое проект и программа

Проект – взаимосвязанный набор мероприятий и процессов, основная цель которого – реализация масштабной задачи. Его главные атрибуты – наличие сроков исполнения, ресурсы, миссия. Реализация проекта может быть подсчитана количественно, а также качественно (поставленные цели достигнуты либо провалены).
Программа – группа проектов, объединённых единой целью, управлением, ресурсами, миссией. Их результат – качественное изменение состояния, вызванное реализацией запланированных задач. Программа развития здравоохранения предполагает выполнение ряда проектов: строительство больниц, проведение исследований, обучение персонала и многое другое.

Разница между проектом и программой

Итак, важнейшее отличие между указанными понятиями – это их масштаб. Программа – это несколько проектов, объединённых между собой одной целью. Она измеряется не количественно, а качественно и предполагает изменение состояния. Сроки реализации проекта, как правило, определены жёстко, а их перенос неизбежно повлияет на воплощение в жизнь программы.
Также есть отличия и по сложности воплощения в жизнь поставленных задач. Реализация проекта видится более простой, так как для успеха достаточно достигнуть целей к определённому периоду времени. Программа – это лишь гипотеза (борьба с алкоголизмом или наркоманией), которая должна найти своё подтверждение на практике. Не всегда взаимосвязанные проекты и их успешное воплощение приводят к изменению состояния, а результат и вовсе может оказаться непредсказуемым.

TheDifference.ru определил, что отличие проекта от программы заключается в следующем:

Объём понятия. Программа – понятие более широкое, включающее в себя совокупность проектов.
Продолжительность. Сроки реализации программы – широкие, проекта – конкретные, измеримые.
Результат. Проект воплощён тогда, когда запланированные мероприятия выполнены к указанной дате. Результат программы – изменение состояния, влияние на ситуацию. Таким образом, даже её частичная реализация может оказаться успешной, а полученный эффект превзойти все ожидания.
Сложность. Реализация программы сложнее, чем выполнение проекта, так как все слагаемые задачи нуждаются в координации.

В современном мире побеждает лишь тот, кто лучше всех подготовлен к предстоящим действиям. Программа и план – две важных части проектного менеджмента, реализация идей которого позволяет привести к успеху любое предприятие. Понимание разницы между ними очень важно для будущих руководителей, которые хотят не просто быть винтиком системы, а грамотно управлять ресурсами и определять своё будущее.

Программа – последовательный алгоритм действий, реализация которого позволит исполнителю достигнуть определённой цели. Программа может быть компьютерной, предвыборной, рабочей. Всех их объединяет одно: набор взаимосвязанных мероприятий, направленных на реализацию поставленных задач.
План – ряд действий, объединённых единой целью и предназначенных к выполнению до определённой даты. План позволяет создать рабочий график, который дисциплинирует как отдельного индивида, так и группу людей, помогая им ориентироваться во времени и пространстве.

Разница между программой и планом

Таким образом, программа – широкое понятие, обозначающее стратегию достижения результата. Без неё не обходится деятельность ни одной крупной компании и организации, руководитель которой действительно хочет добиться успеха. Программа – гибкая, ради достижения целей отдельные пункты могут изменяться, адаптироваться под реальные условия. При этом она может иметь несколько планов, выполняемых параллельно.
План – устаревший способ реализации задач проектного менеджмента. Он детализирован, а каждое событие обладает временными рамками, но далеко не факт, что выполнение всех задач приведёт к достижению целей.

TheDifference.ru определил, что отличие программы от плана заключается в следующем:

Широта понятия. Программа – более широкая категория, которая может включать в себя несколько планов.
Прогрессивность. Программа является более гибкой, нежели план, и её можно корректировать, направлять в процессе реализации.
Гибкость. Отдельные пункты программы могут выполняться независимо друг от друга, возможно несколько исходов. План всегда линеен, а потому должен реализовываться последовательно.
Детализация. Программа содержит лишь общие положения, цели, а план – детальную проработку каждого шага, временные рамки, ресурсы.
Оценка результата. Чтобы понять результативность плана, необходимо сопоставить запланированные мероприятия с реально выполненными. Оценить эффективность программы можно лишь по достижении цели.

Отличие программы от проекта Программа – описание модели будущей деятельности по одному или нескольким направлениям, рассчитанной на достижение определённых результатов в будущем. Проект – представляет собой описание конкретной ситуации, которая должна быть улучшена, наиболее приземлённая, конкретная и выполнимая форма.

Основные требования к проекту ОГРАНИЧЕННОСТЬ (по времени, целям и задачам, результатам и т.д.) означает, что проект содержит: этапы и конкретные сроки их реализации; чёткие и измеряемые задачи; конкретные и измеряемые результаты; планы и графики выполнения работ; конкретное количество и качество ресурсов, необходимых для реализации проекта.

Основные требования к проекту ЦЕЛОСТНОСТЬ – общий смысл проекта очевиден и ясен, каждая его часть соответствует общему замыслу и предполагаемому результату ПОСЛЕДОВАТЕЛЬ- НОСТЬ И СВЯЗНОСТЬ – логика построения частей, которые соотносятся и обоснуют друг друга. Цели и задачи напрямую вытекают из поставленной проблемы. Бюджет опирается на описание ресурсов и сочетается с планом.

Основные требования к проекту ОБЪЕКТИВНОСТЬ И ОБОСНОВАННОСТЬ – доказательность того, что идея проекта, подход к решению проблемы появились не случайным образом, а являются следствием работы авторов по осмыслению ситуации и оценки возможностей воздействия на неё. КОМПЕТЕНТНОСТЬ АВТОРОВ И ПЕРСОНАЛА – выражение осведомлённости авторов в проблематике, средствах и возможностях решения вопроса. Владение персонала технологиями, механизмами, формами и методами реализации проекта.

Основные разделы текста проекта Название проекта (должно быть броским, кратким, выражающим основную идею содержания, может быть дана расшифровка названия). Организация – исполнитель (название, адрес, телефон, реквизиты). Руководитель проекта (ФИО., должность, место работы, адрес, телефон, звания). География (территория, на которой будет проходить реализация проекта, координаты участников). Сроки выполнения. Учреждение/организация-исполнитель – указывается дополнительная информация, доказывающая компетентность исполнителей, род деятельности заявителей, наличие достижений в сфере деятельности по проекту и т.д.

Основные разделы текста проекта ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМЫ (введение) - актуальность проекта определяется значимостью проблемы, решению которой призван способствовать проект. Актуальность и новизна по сравнению с аналогами. Чьи интересы затрагивает. Её масштабность и что может произойти, если проблема не найдёт решения. Аналитическое осмысление: проблему необходимо представить в количественных и качественных показателях.

Раздел «Постановка проблемы» качественно прописан, если: Он раскрывает необходимость выполнения проекта; В нём описаны обстоятельства, побудившие написать проект; Проблема выглядит значимой для территории, в целом для общества; Исполнитель является достаточно компетентным для реализации проекта; Масштабы проекта разумны, он не делает попытки решить все мировые проблемы сразу; Проект поддерживается статистическими и аналитическими данными, ссылками на экспертов; Проблема сформулирована с точки зрения того, чьим нуждам служит проект, а не с точки зрения «удобства» исполнителя; Нет голословных утверждений, минимум наукообразных и специальных терминов; написан кратко и интересно; Чётко определён способ решения проблемы

Цель проекта – это осознанное представление результатов деятельности по проекту Добиться результата можно, если чётко знаешь, чего именно хочешь добиться. Основные требования к формулировке цели: 1).достижимость в рамках этого проекта; 2).предусмотрение итогового результата проекта; 3).соответствие компетентности, подготовленности финансово- экономическим, материально- техническим, организационным условиям реализации проекта.

Задачи проекта Задача в проекте – это конкретная часть цели (пункт), которую предстоит реализовать, или это действие, которое вы предпринимаете, чтобы достичь цели проекта. При формулировке задач лучше избегать глаголов несовершенного вида (содействовать, поддерживать, усиливать; а применять слова: подготовить, уменьшить, увеличить, организовать, подготовить. При формулировке задач рекомендуется использовать международный критерий SMART (конкретность, исчисляемость, территориальность, реальность, определённость во времени)

Удачно прописан раздел «Цели и задачи» если: Описывает предполагаемые итоги выполнения проекта, поддающиеся оценке; Цель является общим итогом проекта, а задачи – промежуточным; Из раздела ясно, какие произойдут изменения в социальной ситуации; По каждой проблеме, сформулированной в предыдущей части, есть хотя бы одна чёткая задача; Цели в принципе достижимы, а результаты поддаются измерению; Постановку целей и задач авторы не путают с методами их решения; Язык ясен и чёток, нет лишних, ненужных пояснений и ссылок.

Содержание и механизм реализации проекта Основной компонент проектирования – выбор содержания, форм и методов деятельности по реализации проекта. Предполагает достаточно подробное описание в каких направлениях, каким образом, когда, в какой последовательности, что и как будет сделано для получения желаемых результатов. Нельзя действовать по принципу «вали всё в кучу»!

Контрольные характеристики по разделу «Содержание и механизм реализации проекта» Чёткость структурирования проекта на части и видение их взаимосвязей; Доступное описание основных мероприятий и причин выбора именно этих форм работы; Из раздела понятно, как, с кем, когда и где будет проходить/реализовываться проект; Естественность логической цепочки: проблема – цель – задача – метод; Нет лишней «воды», т.е. ненужных описаний, приложений и прочего отягощения текста.

Планирование – является самой важной частью механизма реализации План должен быть последователен и убедителен, в нём ясен состав ответственных, исполнителей, средств. Мероприятия плана логически связаны, понятны причины выбора именно этих форм. Конкретизация плана ведётся различными способами, в том числе и графической форме, например: п/п Дейс твия Сро ки Отв- ные Ре- сур- сы Резу льта ты Фак- тиче ские исполнители 1. 2.

Оценки результативности проекта Количественные показатели Востребованность проекта, охват общественности, количество конкретных дел: акций, мероприятий и др. Показатели социального развития личности Динамика уровня развития личности: не умел – научился, не знал – узнал и т.п., качество продуктов социально- творческой деятельности (поделок, рисунков, походов, акций) и др. Показатели социальной адаптации личности Снижение риска асоциальных явлений, повышение уровня активности и др. Показатели общественного мнения Популярность проекта, отклик в средствах массовой информации и др. Технологические показатели Четкость и эффективность управления, организационная культура участников, уровень организации в целом и отдельных мероприятий Экономические показатели Соотношение затрат с социально-педагогическим эффектом, привлечение дополнительных материально- технических ресурсов

Финансовое обоснование проекта (основное внимание следует уделить) Сколько в целом необходимо средств на осуществление проекта; Какие средства есть в наличии у организаторов проекта; Какая есть материально-техническая база; Какие дополнительные источники финансирования можно найти (благотворительные пожертвования, спонсорские отчисления, доходы от разрешенной законом деятельности, труд добровольцев и т.д.); На какие цели будут израсходованы средства, собранные для реализации проекта Бюджет проекта должен быть «трёхколоночным», где в первой колонке указываются имеющиеся у заявителя средства, во второй – запрашиваемые средства, в третьей – общая сумма расходов. ПРАВИЛО: соотношение между имеющимися и запрашиваемыми по проекту суммами должно быть 50% на 50%